رقم مرجعي فريد

تنظيم فعّال – يمنح كل كتاب رقمًا مرجعيًا مميزًا لتسهيل ترتيبه وأرشفته.

سهولة البحث والاسترجاع – العثور على أي مستند بسرعة باستخدام الرقم المرجعي.

منع التكرار – يضمن عدم إصدار أكثر من كتاب بنفس الرقم، مما يحافظ على دقة الأرشيف.

تعزيز الأمان – يساعد في تتبع مصدر المستند وتحديد الجهة المسؤولة عنه.

تكامل مع البحث الذكي – إمكانية البحث باستخدام الرقم المرجعي للوصول الفوري إلى المستندات.

إصدار مباشر للكتب الرسمية

إنشاء سريع وسهل – كتابة وإصدار الكتب الرسمية بنقرة واحدة دون الحاجة إلى إجراءات معقدة.

 تنسيق موحد – استخدام قوالب جاهزة تضمن الاتساق في جميع الكتب الرسمية.

إرسال مباشر – مشاركة الكتب عبر البريد الإلكتروني أو أنظمة الاتصال الداخلي بسرعة وأمان.

ترقيم مرجعي تلقائي – منح كل كتاب رقمًا فريدًا لتسهيل التتبع والاسترجاع.

 إمكانية التوقيع الإلكتروني – إضافة توقيعات رقمية للموافقة على الكتب دون الحاجة إلى الطباعة.

تكامل مع الأرشيف الإلكتروني – حفظ جميع الكتب الصادرة تلقائيًا ضمن النظام لسهولة البحث والاسترجاع. ​

حفظ إلكتروني آمن

تخزين سحابي موثوق – حفظ جميع المستندات في بيئة آمنة يمكن الوصول إليها من أي مكان. ​

استرجاع سريع – إمكانية البحث عن الملفات واسترجاعها خلال ثوانٍ دون الحاجة للبحث اليدوي.

حماية من الفقدان أو التلف – لا حاجة للقلق بشأن ضياع أو تلف المستندات الورقية.

نسخ احتياطية تلقائية – حفظ نسخ احتياطية دورية لضمان استعادة البيانات عند الحاجة.

صلاحيات وصول مخصصة – تحديد من يمكنه عرض أو تعديل المستندات لحماية البيانات الحساسة.

الوصول عبر QR Code

وصول فوري وسهل – يمكن للمستخدمين مسح الكود لعرض المستندات مباشرة دون الحاجة للبحث اليدوي.

تقليل الأخطاء البشرية – لا حاجة لإدخال بيانات يدوياً، مما يقلل احتمالية الأخطاء.

أمان وخصوصية – يتيح الوصول للمستندات المحددة فقط وفقاً للصلاحيات الممنوحة.

مشاركة سريعة – يمكن إرسال الكود عبر البريد الإلكتروني أو طباعته على المستندات للوصول السريع.

تكامل مع الأنظمة الأخرى – يمكن استخدام QR Code للربط بين المستندات وأنظمة الأرشفة المختلفة.

أرشفة ذكية للكتب الواردة والصادرة

تصنيف تلقائي – فرز المستندات تلقائيًا بناءً على النوع والتاريخ والمرسل والمستلم.

بحث متقدم – العثور على الكتب بسهولة باستخدام الفلاتر والكلمات المفتاحية.

تتبع المستندات – معرفة مسار كل كتاب رسمي من الإرسال حتى الموافقة أو التنفيذ.

تنبيهات وإشعارات – إشعار المسؤولين عند وصول كتب جديدة أو الحاجة إلى إجراء معين.

ربط الوثائق ذات الصلة – إمكانية ربط الكتب الواردة والصادرة لضمان تسلسل المعلومات.

إدارة التصنيفات والمجلدات

تنظيم مرن – إمكانية إنشاء تصنيفات ومجلدات مخصصة بناءً على نوع المستندات.

سهولة الوصول – ترتيب الوثائق بطريقة منظمة تتيح البحث والاسترجاع بسرعة.

إدارة متقدمة – نقل، إعادة تسمية، ودمج الملفات والمجلدات بكل سهولة.

صلاحيات وصول مخصصة – تحديد من يمكنه الوصول أو التعديل على كل مجلد لحماية البيانات.

تقليل الفوضى الورقية – تحويل الأرشفة التقليدية إلى نظام رقمي منظم وأكثر كفاءة.

صلاحيات الوصول المخصصة

تحكم كامل – تحديد من يمكنه عرض أو تعديل أو حذف المستندات لضمان الأمان.

حماية البيانات الحساسة – منع الوصول غير المصرح به إلى الملفات المهمة.

إدارة مرنة – إمكانية منح أو تعديل الصلاحيات بسهولة بناءً على الأدوار الوظيفية.

تتبع النشاطات – معرفة من قام بالوصول أو التعديل على المستندات لتعزيز الشفافية.

تكامل مع نظام الأمان – دعم تسجيل الدخول بمصادقة متعددة لحماية المستندات.

تقارير وإحصائيات شاملة

متابعة دقيقة – عرض جميع السجلات المتعلقة بحركة المستندات في مكان واحد.

تحليل شامل – تقديم بيانات تفصيلية حول الاستخدام، التعديلات، وطلبات الوصول.

اتخاذ قرارات أفضل – توفير رؤية واضحة لتحسين كفاءة الأرشفة والإدارة.

تقارير مخصصة – إنشاء تقارير حسب الحاجة لتناسب متطلبات الشركة.

عرض رسومي – لوحات معلومات بصرية تسهل فهم وتحليل البيانات بسرعة.

التكامل مع البريد الإلكتروني

إرسال مباشر – إرسال الكتب الرسمية من داخل النظام دون الحاجة لبرامج خارجية.

استقبال منظم – أرشفة تلقائية للرسائل الواردة وربطها بالمستندات ذات الصلة.

سرعة في التواصل – مشاركة الكتب بسهولة مع الجهات المختصة بضغطة زر.

تقليل الأخطاء – ضمان إرسال المستندات للجهات الصحيحة دون فقدان أي بيانات.

تنبيهات فورية – إشعارات عند وصول بريد جديد لضمان سرعة الاستجابة.